Logiciel de notes de frais pour TPE et PME
Vos salariés saisissent leurs dépenses, l'IA extrait les montants des justificatifs, les responsables valident, et les dépenses sont suivies jusqu'au remboursement et à la comptabilisation.
7 jours gratuits · Sans carte bancaire · À partir de 9 € HT/mois
Qu'est-ce que c'est ?
EXAFIN Notes de frais est un module qui permet aux TPE et PME de gérer le cycle complet des notes de frais : saisie des dépenses par les salariés, upload des justificatifs avec extraction automatique par IA (date, fournisseur, montants HT/TTC, catégorie), catégorisation, contrôle par politique de frais, validation par les responsables, calcul des indemnités kilométriques, suivi du remboursement et export comptable vers l'expert-comptable.
Fonctionnalités
Uniquement des fonctionnalités réellement disponibles.
Saisie des dépenses
Catégories (restaurant, hôtel, transport, carburant…), montants HT/TTC, TVA, bénéficiaire (salarié ou fournisseur) et multi-devise.
Justificatifs + OCR IA
Upload des reçus, extraction automatique par IA (date, fournisseur, montants, catégorie) et détection des doublons par empreinte.
Catégorisation
Catégories personnalisables avec compte comptable et taux de TVA par défaut, ou catégories standards prêtes à l'emploi.
Politique de frais
Plafonds par catégorie, justification requise au-dessus d'un montant, délai de soumission max et alertes automatiques.
Règles de frais
Règles automatiques SI→ALORS : si catégorie=restaurant alors compte 625600, si fournisseur=X alors axe analytique Y.
Validation
Workflow à 12 statuts : brouillon, soumise, en validation, correction demandée, approuvée, rejetée, à comptabiliser, remboursée.
Frais kilométriques
Barèmes français par année, véhicule et puissance fiscale, calcul automatique des indemnités, trajets avec étapes.
Remboursement
Suivi du remboursement (virement, chèque, espèces, paie), date et référence, montant remboursé vs à rembourser.
Contrôle des dépenses
Détection d'anomalies, alertes de politique de frais, doublons et avertissements sur chaque note.
Export comptable
Compte de charge, compte de TVA, axe analytique, écriture comptable générée et export vers l'expert-comptable.
Suivi financier
Tableau de bord des dépenses par catégorie, salarié, période, avec totaux HT/TTC et indemnités kilométriques.
Multi-sociétés
Isolation des données par société, politiques et barèmes par société, rôles et permissions.
Cas d'utilisation
- PME qui veut dématérialiser les notes de frais papier et automatiser la saisie
- Dirigeant qui veut contrôler les dépenses via des politiques de frais et des plafonds
- Comptable qui veut recevoir des notes de frais validées et exportées vers l'expert-comptable
- Salarié qui veut saisir ses dépenses rapidement avec extraction automatique des justificatifs
- Entreprise qui veut gérer les frais kilométriques avec les barèmes français officiels
Modules EXAFIN concernés
Notes de frais
Saisie, justificatifs, validation, politiques de frais et remboursement.
Inclus dans votre abonnement
Achats
Fournisseurs, factures fournisseurs, validation, dématérialisation et exports comptables.
Inclus dans votre abonnement
Pré-Comptabilité
Pré-analyse des écritures, suggestion de comptes par IA, rapprochement et export vers l'expert-comptable.
Inclus dans votre abonnement
Un prix simple. Un logiciel complet.
Toutes les fonctionnalités EXAFIN sont incluses. Le prix dépend uniquement de votre durée d'engagement.
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Questions fréquentes
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