Devis et factures : comment simplifier leur gestion ?
Le devis engage le fournisseur et le client avant la prestation. La facture constate la réalisation. Simplifier leur gestion passe par un outil unique.
Réponse rapide
Le devis est une proposition commerciale qui engage le fournisseur si le client l'accepte. La facture constate la réalisation de la prestation ou la livraison. Simplifier leur gestion passe par un outil unique qui gère les deux et permet de transformer un devis en facture.
Sommaire
Réponse rapide : Le devis est une proposition commerciale qui engage le fournisseur si le client l'accepte. La facture constate la réalisation de la prestation ou la livraison. Simplifier leur gestion passe par un outil unique qui gère les deux et permet de transformer un devis en facture.
La différence entre devis et facture
| Élément | Devis | Facture | |---|---|---| | Rôle | Proposition commerciale | Document comptable | | Engagement | Le fournisseur s'engage sur le prix | Le client doit payer | | Numérotation | Série distincte | Série distincte | | TVA | Indiquée mais non collectée | Collectée et à reverser | | Statut | Accepté ou refusé | Émise, payée, en retard |
Le passage du devis à la facture
Quand un devis est accepté, on le transforme en facture. Les informations du devis (client, articles, prix, TVA) sont reprises automatiquement. On ne ressaisit rien.
Le suivi et le classement
- Devis : suivi par statut (brouillon, envoyé, accepté, refusé, expiré).
- Factures : suivi par statut (émise, payée, en retard).
- Classement : par client, par date, par statut.
- Recherche : par numéro, par client, par date.
Les erreurs fréquentes
- Ressaisir le contenu du devis dans la facture.
- Ne pas suivre les devis envoyés (on oublie de relancer).
- Confondre la numérotation des devis et des factures.
- Ne pas classer les devis refusés (perte d'information).
Comment EXAFIN peut aider
Le module Ventes d'EXAFIN gère les devis et les factures. Un devis accepté peut être transformé en facture en un clic, sans ressaisie. Le suivi des statuts est automatique. Voir comment gérer ses factures clients et comment automatiser sa facturation.
FAQ
Un devis accepté est-il une facture ?
Non. Un devis accepté est un accord commercial. Il doit être transformé en facture pour constater la réalisation et demander le paiement.
Faut-il numéroter les devis et les factures séparément ?
Oui, les devis et les factures ont des séries de numérotation distinctes. Un logiciel gère cela automatiquement.
Combien de temps garder les devis ?
Comme les factures, les devis sont à conserver 10 ans. Un logiciel les archive automatiquement.
Peut-on transformer un devis en facture sans ressaisir ?
Oui, avec un logiciel comme EXAFIN, un devis accepté est transformé en facture en un clic, avec reprise automatique des informations.
EXAFIN gère-t-il les devis ?
Oui, le module Ventes d'EXAFIN gère la création, le suivi et la transformation des devis en factures.
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