Comment enregistrer ses factures fournisseurs ?
Enregistrer ses factures fournisseurs demande de contrôler à la réception, de classer, d'enregistrer l'écriture comptable, de suivre l'échéance et le paiement.
Réponse rapide
Pour enregistrer ses factures fournisseurs, on les contrôle à la réception, on les classe, on saisit l'écriture comptable (compte de charge et compte de tiers), on suit l'échéance et on enregistre le paiement.
Sommaire
Réponse rapide : Pour enregistrer ses factures fournisseurs, on les contrôle à la réception, on les classe, on saisit l'écriture comptable (compte de charge et compte de tiers), on suit l'échéance et on enregistre le paiement.
1. Réception et contrôle
À la réception d'une facture fournisseur, on vérifie :
- La conformité avec la commande ou le bon de livraison.
- Les montants (HT, TVA, TTC).
- Les coordonnées du fournisseur.
- Les mentions légales.
2. Classement
La facture est classée dans la GED, liée au fournisseur et à la période. Voir comment centraliser ses factures clients pour la méthode de classement (valable aussi pour les fournisseurs).
3. Enregistrement comptable
L'écriture comptable d'une facture fournisseur :
- Débit : compte de charge (ex: 607 pour un achat de marchandises).
- Débit : compte de TVA déductible (44566).
- Crédit : compte de tiers fournisseur (401).
Le montant TTC est crédité au fournisseur, le HT est débité en charge, la TVA est débitée en TVA déductible. Voir comment gérer ses écritures comptables.
4. Échéance et paiement
On suit l'échéance de la facture. Au paiement, on saisit l'écriture de règlement :
- Débit : compte fournisseur (401).
- Crédit : compte de banque (512).
Le rapprochement avec le relevé bancaire valide le paiement. Voir comment faire un rapprochement bancaire.
5. Suivi
On suit les factures à payer, les échéances et les retards. Le lettrage permet d'associer les paiements aux factures. Voir comment suivre ses comptes clients et fournisseurs.
Comment EXAFIN peut aider
Le module Achats d'EXAFIN gère la réception, le contrôle et le classement des factures fournisseurs. Le module Comptabilité permet la saisie des écritures et le lettrage. Le module Trésorerie gère les paiements et le rapprochement. La pré-comptabilité IA peut suggérer le compte de charge à partir du libellé de la facture. Voir la page comptabilité simple et EXAFIN en 1 minute.
FAQ
Qu'est-ce que le compte 401 ?
C'est le compte de tiers "Fournisseurs". On y enregistre les factures fournisseurs à payer.
Faut-il enregistrer toutes les factures fournisseurs ?
Oui, toutes les factures reçues doivent être enregistrées, même les petites. C'est obligatoire pour la comptabilité et la TVA.
Qu'est-ce que le lettrage ?
C'est l'association d'un paiement avec la facture correspondante dans le compte de tiers. Cela permet de savoir quelles factures sont payées et lesquelles sont en attente.
Comment éviter les doublons de factures fournisseurs ?
Un logiciel détecte les doublons par le numéro de facture ou par l'empreinte du fichier. Le module Achats d'EXAFIN effectue cette détection.
EXAFIN automatise-t-il l'enregistrement des factures fournisseurs ?
Le module Achats gère la réception et le contrôle. La pré-comptabilité IA peut suggérer le compte de charge, mais la validation de l'écriture reste manuelle.
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